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5 avantages des communications unifiées qui pourraient vous surprendre

5 avantages des communications unifiées

La productivité des employés est assurément un avantage. Mais le fait de transférer un système téléphonique traditionnel vers la plus récente solution de Communications unifiées permet aussi aux entreprises de faire appel à une main-d’œuvre et d’exploiter des occasions auparavant hors d’atteinte.

Les avantages des communications unifiées ont fait couler beaucoup d’encre. On sait qu’elles améliorent la productivité et qu’elles permettent de réduire certains coûts. Des avantages non négligeables, certes. Mais comment se présentent réellement ces avantages pour certaines entreprises? Quelle véritable valeur ont-elles sur votre organisation?

Dans le présent billet, je me penche sur les cinq principaux avantages que mes clients ont réalisés en mettant en place les communications unifiées. Parmi tous les avantages auxquels les clients s’attendaient ou pas, un seul ressortait du lot chaque fois : l’avantage concurrentiel que la modernisation du mode de communication leur procure. Ils ne pouvaient tout simplement pas rester les bras croisés.

1. Décalage des horaires

En somme, le travail, c’est l’accomplissement de tâches, et non une destination. Grâce aux communications unifiées, les employés peuvent être productifs où qu’ils soient. Cette flexibilité est d’autant plus importante dans les grandes villes où les heures de pointe ralentissent la productivité. Les employés peuvent planifier leurs journées en fonction de ces heures et se rendre au bureau, si nécessaire, lorsque la circulation est plus fluide. Des heures de déplacement réduites signifient aussi une réduction des émissions de carbone et de la consommation de carburant. Ironiquement, la plupart des entreprises omettent d’entrée de jeu le décalage des horaires comme initiative stratégique. Une fois ce décalage mis en place, ils sont étonnés des avantages.

2. Planification en cas de pandémie ou d’événements météorologiques

Le télétravail régulier est une chose. Mais il peut arriver que même les travailleurs de bureau traditionnels ne puissent se rendre à leur lieu de travail. Habituellement, la plupart des entreprises qui envisagent une solution de communications unifiées accordent peu d’importance à la planification en cas de pandémie et d’événements météorologiques. Bien qu’essentielle, cette planification, une fois mise en place, représente un avantage non négligeable pour les TI.

Par exemple, c’est lors de conditions météo difficiles qu’une importante entreprise d’assistance routière est la plus occupée. Avant la mise en place d’une solution de communications unifiées, du personnel supplémentaire aurait été obligé de se rendre tant bien que mal au bureau pour répondre aux appels et assurer la répartition des dépanneuses. Grâce aux fonctions de communications unifiées, ces mêmes employés peuvent répondre aux clients dans le confort de leur maison. Par conséquent, les temps d’attente sont réduits et la satisfaction des employés et des clients augmente.

3. Personnalisation du travail

Habituellement, les heures de bureau sont de neuf à cinq. Or, la mise en place d’une solution de communications unifiées permet aux employés d’adopter un horaire de travail flexible. Tant que les employés atteignent leurs objectifs et respectent certains indicateurs, ils peuvent choisir les heures de travail à leur convenance. La personnalisation du travail exige la mise en place de mesures de rendement clé afin que les employés puissent trouver un équilibre entre les objectifs de l’entreprise et leur vie personnelle. Un employé qui peut travailler au moment où il est le plus productif est plus heureux et moins susceptible de chercher un autre emploi.

Par exemple, un employé d’une grande entreprise en technologie doit s’occuper d’un parent malade. En mettant à profit les fonctionnalités des communications unifiées et en établissant des objectifs, cet employé peut s’occuper de son parent et s’acquitter de ses tâches professionnelles. Avant la mise en place des communications unifiées, ce même employé aurait probablement été contraint de s’absenter du travail, voire de démissionner. Même s’il travaille par blocs d’une à deux heures réparties dans la journée, cet employé peut tout de même atteindre ses objectifs de rendement.

4. Diversité des effectifs

Grâce aux communications unifiées, les entreprises peuvent mettre à profit le potentiel d’une main-d’œuvre auparavant sous-employée. En effet, une structure de travail classique comprenant un horaire de huit heures et le déplacement vers le bureau ne convient pas toujours aux personnes handicapées aux prises avec des problèmes de mobilité. Cependant, en ayant la possibilité de travailler où ils veulent et au moment qui leur convient, ces travailleurs peuvent mettre à profit leurs talents et leur expertise. Ces employés peuvent développer leur potentiel sans devoir surmonter leur handicap.

5. L’avenir du monde des affaires

Pour nombre d’entre nous, les communications employés-clients sont faites au moyen d’un numéro de téléphone et du courriel. Toutefois, les communications unifiées offrent de nouvelles façons de faire des affaires et d’atteindre de nouveaux clients. Les clients ont plus de choix, de variétés, d’occasions de vous joindre et d’échanger avec vous.

Pensons-y, les comptes Skype des consommateurs représentent dorénavant 40 pour cent de la consommation de services de télécommunication dans le monde. Cela signifie qu’un nombre incalculable de communications en temps réel se font sans qu’aucun numéro de téléphone ne soit composé. Mon comptable en est le parfait exemple. Il n’a aucun téléphone, seulement une adresse de communications unifiées associée à son compte Skype.

Des méthodes de contact plus efficaces

Si les avantages des communications unifiées varient d’une organisation à une autre, une chose est sûre, le côté pratique, la flexibilité et de riches échanges représentent l’avenir.

En vous limitant à un mode de communication traditionnel avec les clients, vous réduisez votre marge de manœuvre. Les appels téléphoniques, c’est bien. Mais les clients en veulent davantage. Ils veulent communiquer par vidéo. Ils veulent transférer des fichiers. Ils veulent communiquer avec les entreprises de la même manière qu’ils le font dans la vie.

L’avenir ne se résumera pas à un seul moyen de communication.

Il importe de mettre en place toutes les modalités des communications unifiées : voix, présence, vidéo, collaboration et messagerie instantanée. Il importe aussi de le faire systématiquement afin que vous puissiez profiter d’une fonctionnalité précise au moment approprié.

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