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ProntoForms : Des formulaires mobiles pour assurer la productivité sur le terrain

ProntoForms

Lors d’un entretien, Mansell Nelson, premier vice-président de ProntoForms, partenaire du marché de l’Internet des objets TELUS, m’a dit que l’entreprise a été fondée à Kanata en Ontario il y a 15 ans. Ce qu’il a déclaré ensuite m’a véritablement étonné : « Nous sommes dans le domaine des services mobiles depuis nos débuts. » Mais les téléphones intelligents tels qu’ils sont actuellement ne sont arrivés sur le marché qu’en 2007, c’est-à-dire il y a 10 ans. Comment ProntoForms a-t-elle pu se consacrer exclusivement au secteur des services mobiles avant même l’existence des téléphones intelligents et de toutes les possibilités qu’ils renferment?

ProntoForms« Notre président et chef de la direction, Alvaro Pombo, avait travaillé pour l’une des plus importantes entreprises de services mobiles au pays, explique Mansell. L’idée selon laquelle du contenu pouvait être acheminé sur les appareils mobiles des gens le fascinait. Quelques modèles d’appareil étaient offerts à l’époque. Leurs systèmes d’exploitation ne pouvaient rivaliser avec ceux d’aujourd’hui, mais les appareils avaient tout de même un côté pratique. Alvaro a compris que le contenu envoyé vers un appareil devait avoir une utilité, et quel meilleur objectif que celui d’éliminer l’utilisation du papier sur le terrain? C’est alors qu’il a commencé à automatiser les nombreux formulaires utilisés quotidiennement par les employés sur le terrain. »

ProntoForms répond à un besoin depuis ses débuts. Mais depuis le lancement du système d’exploitation iOS, suivi d’Android, l’entreprise a vraiment pris son essor. Au début, l’objectif consistait à transformer les formulaires papier en formulaires numériques et à permettre aux travailleurs sur le terrain de transmettre de l’information au siège social. Par exemple, les travailleurs sur le terrain pouvaient facturer les services aux clients sur place, commander des stocks, faire une demande de réparation ou d’entretien de véhicules, remplir une feuille de temps. Comme cette transformation a éliminé beaucoup de papier, ainsi que le besoin de recopier l’information au bureau, le nombre d’erreurs a été réduit considérablement. La polyvalence des téléphones intelligents permet à tout ce concept de poursuivre son évolution.

Transmission bidirectionnelle de données

Mansell Nelson, VP chez ProntoForms.

Mansell Nelson, VP chez ProntoForms

« De nos jours, la quantité d’information qui chemine dans l’autre sens, c’est-à-dire du bureau vers le terrain, est impressionnante, affirme Mansell. Par exemple, comme les techniciens ont accès à l’historique des bons de travail, leur travail est de meilleure qualité. En connaissant l’historique de l’équipement qu’ils réparent et en ayant accès à des données d’analyse pour de l’équipement semblable, ils peuvent cibler le travail à effectuer. Autre exemple : une solution IdO peut aviser le siège social lors d’un bris. Dès la transmission de l’alerte, un formulaire peut être envoyé sans délai au technicien dépêché, sans intervention humaine au siège social. En fait, nous croyons qu’il y aura bientôt autant d’information envoyée vers le bureau que l’inverse. »

J’ai demandé à Mansell ce qui assure la viabilité d’un projet d’adoption d’une solution de formulaires mobiles par une entreprise. « Le premier point important consiste à obtenir l’appui de la haute direction, dit-il. Il faut croire foncièrement à l’importance du changement. Une fois cet appui obtenu, un projet pilote est habituellement mis en place, question d’intégrer les travailleurs sur le terrain au processus. Les plus jeunes travailleurs adhèrent à l’idée sur-le-champ. Ils préfèrent accomplir leur travail avec un appareil numérique plutôt qu’avec une planchette à pince. Si les travailleurs plus âgés mettent plus de temps à accepter le changement, ils se rendent vite compte que leur travail est facilité, que leurs clients sont plus satisfaits et qu’ils passent beaucoup moins de temps à remplir de la paperasse. Beaucoup de clients commencent par un seul formulaire pour en intégrer d’autres après six mois. C’est notre façon de savoir à quel point la solution leur est bénéfique. »

Une solution concluante au bureau, sur la route et dans les airs

Bien sûr, les travailleurs sur le terrain ne sont pas les seuls à voir les avantages. ProntoForms transforme aussi les processus dans les centres administratifs. « Notre solution s’intègre dans environ 30 systèmes d’arrière-plan différents, dit Mansell. Nous faisons affaire avec de nombreux partenaires. Si une entreprise utilise une solution d’arrière-plan connue, elle peut facilement intégrer nos formulaires. Qu’il s’agisse de conserver des rapports dans un compte Box, de récupérer des renseignements sur des clients dans Salesforce, ou de créer un tableur Excel aux fins de collecte et d’analyse des données sur le terrain, ProntoForms rend tout cela possible. »

Compte tenu des nombreux avantages, il n’est pas surprenant que certaines des entreprises les plus renommées au monde aient adopté ProntoForms. Aux États-Unis, plusieurs clubs AAA ont équipé leurs chauffeurs d’appareils numériques. La paperasse étant éliminée, les chauffeurs peuvent se rendre plus rapidement chez le prochain membre. Dans ce pays, les grandes compagnies aériennes ont adopté ProntoForms pour faire le suivi de pratiquement tout, de la ponctualité des aéronefs à la qualité des repas à bord, pour améliorer l’expérience client. Les entreprises de plus petite taille passent aussi à ProntoForms et automatisent le suivi des heures et du matériel, en passant par la facturation instantanée des frais aux clients et la réception rapide des paiements.

Des données plus pointues qui se traduisent par un rendement accru sur le terrain

« Impossible de gérer quelque chose si vous n’en faites pas le suivi, » affirme Mansell. L’intégration de ProntoForms avec un moteur d’analyse vous permet de creuser dans vos données pour y déceler des tendances et des corrélations. Grâce à cette information supplémentaire, vous pouvez saisir les occasions découlant de tendances potentiellement lucratives et améliorer continuellement les activités sur le terrain. Par exemple, les directeurs de l’exploitation peuvent connaître la distance parcourue chaque jour par les travailleurs, le nombre de clients visités, les montants facturés, etc. Les analyses permettent de reconnaître les employés les plus performants et d’élaborer de meilleures pratiques.

En d’autres mots, plus une entreprise effectue des tâches sur le terrain, plus ProntoForms peut venir à la rescousse. Et comme le dit Mansell : « Nous utilisons tous des applications mobiles dans notre vie, et pourtant ce créneau n’est pas encore exploité à fond du côté des entreprises. ProntoForms contribue à renverser la vapeur. »

Pour en savoir plus sur ProntoForms, visitez le marché de l’IdO de TELUS à l’adresse telus.com/mobileforms

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