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Installation d’un système VoIP d’affaires: ce qu’il faut savoir

Vous avez donc décidé de faire le changement. Après avoir découvert le service VoIP d’affaires (aussi appelé système téléphonique infonuagique) et ses avantages (économies, meilleure collaboration, service à la clientèle amélioré et sécurité accrue), vous voulez en faire profiter votre entreprise.

Excellent! Mais quelles sont les prochaines étapes? C’est une question que les entreprises posent souvent lorsqu’elles sont sur le point de passer d’un système téléphonique sur place à un système téléphonique infonuagique comme le service VoIP d’affaires. Même s’ils sont enthousiastes à propos des avantages potentiels, ils ont aussi des questions par rapport à l’installation. Et c’est bien normal.

Pour vous aider à vous préparer à la transition, nous avons demandé à Joseph Pizzoferrato, ingénieur de solutions clients chez TELUS, de dresser la liste des principales questions de clients auxquelles il a répondu.

No 1 : Qu’en est-il de la continuité des affaires? Y aura-t-il un temps d’arrêt?

Il s’agit probablement de la question la plus pressante que Joseph se fait demander. Les clients veulent savoir exactement ce qu’il se passera. Lorsque notre équipe installe un service VoIP d’affaires comme Connexion Affaires de TELUS, nous le faisons en parallèle avec le système vocal existant des clients. Nous fournissons des numéros de téléphone temporaires que les clients peuvent utiliser pendant le transfert de leurs numéros existants vers le nouveau système. De façon générale, le transfert (vidéo en anglais) prend environ dix jours.

Durant ce temps, les clients peuvent commencer à se familiariser avec le système et à l’utiliser pour les appels sortants. Ils peuvent cerner les aspects problématiques et les modifications qu’ils souhaitent apporter aux fonctions.

À TELUS, nous offrons aussi le service gratuitement pendant 30 jours, de même que l’accès à une équipe de soutien formée de représentants, d’ingénieurs en solutions clients et de professionnels du service assisté (si les clients choisissent cette option).

Le transfert peut être compliqué pour de nombreux clients et potentiellement entraîner des temps d’arrêt s’il n’est pas fait correctement. Pour cette raison, notre équipe collabore avec les clients afin de bien les renseigner. Elle s’assure d’avoir l’ensemble des numéros, y compris ceux d’autres entreprises, que les clients veulent transférer. Nous recommandons aussi de faire le transfert d’un site à la fois pour être certain que le système fonctionne efficacement.

No 2 : Comment puis-je préparer mon réseau pour le service VoIP d’affaires?

Si le client compte dix employés ou plus et qu’il héberge ses propres services de données (par exemple des applications Windows ou des serveurs de fichiers), il est fort possible que son trafic Internet soit élevé. Il est donc important de penser à la bande passante nécessaire, à la configuration du réseau et aux paramètres du coupe-feu. Voici quelques-uns des sujets qu’aborde Joseph avec les clients :

Qualité de service

Comment accordez-vous la priorité au trafic vocal par rapport au trafic de données? Avez-vous la possibilité de prioriser le trafic vocal à partir du coupe-feu ou du routeur? Dans la négative, il suggère de l’équipement et des options de configuration qui peuvent permettre de prioriser le trafic. Si le client fait affaire avec un fournisseur tiers pour gérer son réseau, notre équipe peut communiquer au fournisseur actuel les exigences à respecter pour l’utilisation de Connexion Affaires de TELUS.

Câblage

Votre câblage est-il approprié? Certains clients n’ont que des câbles traditionnels (RJ-11/14) qui ne sont pas compatibles avec le service VoIP. Il est nécessaire d’avoir des câbles de catégorie 5e/6.

Wi-Fi

Avez-vous déjà utilisé le Wi-Fi pour faire des appels? À quoi endroit votre routeur Wi-Fi est-il placé? Comme les appels vocaux sont des données en temps réel, les pertes d’intensité du signal sont inacceptables. Bon nombre de clients ont des attentes irréalistes par rapport à la compatibilité du service VoIP avec les configurations actuelles de leur Wi-Fi et de leur réseau.

Remarque : Lorsque les clients avaient des appréhensions quant à la performance du service VoIP, Joseph leur donnait accès à un compte VoIP. De cette façon, ils peuvent faire l’essai de leurs appareils mobiles aux quatre coins de leur bureau doté du Wi-Fi.

No 3 : Mes employés adopteront-ils la solution?

Certains employés ont-ils de la difficulté à utiliser de nouvelles technologies? Vous avez peut-être des utilisateurs traditionnels qui pensent encore que les téléphones sont uniquement censés fournir une tonalité. Ces utilisateurs ont besoin d’être formés afin de tirer le maximum des fonctionnalités du système. Dans de telles situations, en plus des vidéos de démonstration, Joseph recommande le service assisté qui comprend l’aide d’un expert en installation et une formation pour les administrateurs et les utilisateurs. Il est normal que certains utilisateurs adoptent la nouvelle solution immédiatement et que d’autres aient besoin d’aide et de conseils.

Si vous voulez tirer parti des avantages du service VoIP d’affaires, n’hésitez pas. En choisissant le bon partenaire qui offre l’expertise et le soutien nécessaires, votre réseau et vos utilisateurs seront prêts pour le changement.

Vous avez encore des questions sur le passage au service VoIP d’affaires? Demandez à recevoir un appel d’un agent de TELUS.

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