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4 étapes pour réussir une rencontre virtuelle

Les rencontres virtuelles modifient les règles traditionnelles de la conversation. Comme dans le monde réel, le but d’une réunion virtuelle est souvent de convaincre vos interlocuteurs de la qualité de votre travail, de la pertinence de vos idées et du bien-fondé de votre démarche. Comment convaincre vos interlocuteurs alors que vous ne vous retrouvez pas autour de la même table? Aussi percutants soient-ils, vos arguments risquent de ne pas passer de la même façon.

Il existe pourtant quelques règles simples à suivre pour devenir un as de la négociation virtuelle.

1. La préparation : plus importante que jamais

Les réunions « réelles » nous ont habitués à un certain niveau d’improvisation. On tape sur l’épaule des retardataires directement à leur bureau. On va chercher des documents sur l’imprimante, en cours de route. Et on réorganise l’ordre du jour au besoin. Mais dans les réunions virtuelles, ce type d’improvisation peut prendre des proportions gênantes.

Puisque vous avez gagné du temps en évitant un déplacement, profitez-en pour mieux vous préparer. Envoyez plusieurs jours à l’avance un ordre du jour précis, la liste des invités et les codes d’accès nécessaires (vous ne voulez surtout pas que les participants perdent patience en cherchant en vain le numéro du pont téléphonique ou le code d’accès à la conférence). Pour coordonner vos agendas, rien de plus simple si vous utilisez une solution de communications unifiées: vous pouvez découvrir d’un seul coup d’oeil les plages horaires auxquelles vos collègues sont disponibles (ou occupés). Et pour les participants à l’extérieur de votre entreprise, si les invitations par courriel ne suffisent pas, essayez des outils gratuits comme Doodle.com, Whenisgood.net ou NeedtoMeet.com. Dans tous les cas, exigez une confirmation et n’hésitez pas à faire un suivi auprès de ceux qui n’en donnent pas.

Testez vos arguments à l’aide d’outils de communication : courriel, forums, blogues, médias sociaux, partage de fichiers, etc. Ceux-ci vous permettront d’échanger des idées et de consulter des documents afin d’être prêts à formuler vos arguments le jour J.

Côté technologique, vous ne manquez pas de choix. N’importe qui peut organiser une rencontre virtuelle avec un simple appareil (ordinateur, tablette) connecté à Internet, équipé d’un micro et d’une webcam. Divers degrés de sophistication sont possibles selon le nombre de participants, d’emplacements et d’informations à échanger.

Par exemple, les solutions Live Meeting et WebEx vous permettent de partager des écrans, de clavarder en marge de votre réunion et d’enregistrer le tout pour référence future.

2. Évitez les distractions

Lors d’une rencontre virtuelle, les risques de distraction sont plus grands qu’entre quatre murs.

Grâce à la connectivité mobile, on peut y prendre part partout en tout temps, que l’on soit au café ou sur la route ; mais cela vous obligera à faire un effort de concentration supplémentaire. Efforcez-vous de vous imaginer vos interlocuteurs comme s’ils étaient en face de vous, en leur donnant le même niveau d’attention.

Ensuite, le manque d’indications visuelles (de langage non-verbal, par exemple) affecte les capacités d’attention. Au-delà d’une dizaine de minutes sur un même sujet, les participants tendent à perdre leur concentration. Concentrez donc votre discussion sur quelques sujets précis et segmentez-la avec des pauses qui vous donneront l’occasion de recueillir des commentaires. Cela forcera la participation et la concentration de chacun.

Même si vous êtes séparés par des écrans et des caméras, essayez de maintenir le contact visuel (une vidéoconférence donnera souvent de meilleurs résultats qu’une conférence téléphonique, pour cette raison). Et si vous utilisez une webcam, laissez de côté les objets distrayants, rendez le décor d’arrière-plan le plus neutre possible (meubles, bibelots) et évitez les vêtements à rayures !

3. Bâtir la confiance à distance

Les participants à une rencontre virtuelle ont tendance à se lancer directement dans l’ordre du jour, sans prendre le temps d’établir un contact humain. Cela peut être nuisible au plan relationnel. Ne sous-estimez pas le rôle de l’inconscient dans les décisions !

D’emblée, faites un tour de « table » pour effectuer les présentations et posez des questions pour sonder l’humeur de chacun. Au fur et à mesure des discussions, posez des questions pour démontrer votre ouverture malgré la distance et garder chaque participant impliqué (même s’il ne prend pas la parole).

Soyez chaleureux, mais faites attention à l’aspect non-verbal qui passe plutôt mal par Internet. Un bon truc est de verbaliser explicitement vos émotions: quand quelque chose vous fait rire, vous fait plaisir, vous rend dubitatif ou vous agace, dites pourquoi.

4. Ne pas s’arrêter à la fin de la rencontre

Quand la connexion prend fin, la prise de décision se poursuit dans la tête de chacun. Arrangez-vous pour l’influencer en votre faveur.

Tout d’abord, envoyez un document clair et concis qui résume les faits saillants de vos discussions, les résultats en fonction des objectifs énoncés et les tâches à effectuer par la suite.

Pour augmenter le sentiment d’implication des participants, demandez leur avis sur le déroulement de la rencontre. Des outils de sondage simples et rapides peuvent vous aider, comme SurveyMonkey.com, Wufoo.com ou BallotBin.com.

En règle générale, essayez d’obtenir un maximum de commentaires de la part de vos interlocuteurs. Plus vous en récoltez, plus vous contrôlerez la suite des événements, tout en raffinant votre approche pour de futures rencontres, virtuelles ou non !

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