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La productivité de vos employés est-elle optimale?

Dans le monde des affaires, on évoque depuis un certain temps la transformation numérique. Son influence considérable est d’une portée étendue et se fait déjà sentir de différentes manières sur les employés, l’exploitation, les marchés et les clients. Et comme cette transformation a bien d’autres surprises en réserve, nous n’avons pas fini d’en entendre parler.

Selon IDC, la transformation numérique fait déjà partie du milieu de travail et ne cesse de prendre de l’ampleur :

  • Un nombre record de cinq générations se côtoient au travail de nos jours. Cette situation vient chambouler les comportements et les attentes en ce qui concerne la façon de travailler, ainsi que l’endroit et le moment où travailler
  • 85 % des millénariaux préfèrent les conditions de travail flexibles, une génération qui représentera la moitié de la population active à l’horizon 2020
  • Les employés passent 80 % de leur temps à collaborer, chacun d’eux utilisant en moyenne quatre appareils connectés pour s’acquitter de ses tâches

Ces données viennent confirmer la nouvelle normalité observée dans les milieux de travail. Les entreprises dont le modèle d’affaires ne tient pas compte de cette réalité seront condamnées à toujours repenser leur modèle, un exercice coûteux et chronophage apportant peu d’avantages durables. Par ailleurs, les entreprises qui veulent investir dans les bons secteurs doivent se poser des questions qui demandent réflexion.

La mise en place des solutions appropriées à un milieu de travail donné, c’est ouvrir la porte à une croissance et à une efficience accrues pour la décennie à venir grâce à des employés et des clients mobilisés.

Les entreprises doivent évoluer aussi rapidement que la demande des clients, à défaut de quoi elles mordront la poussière. Elles doivent donc redéfinir leur milieu de travail pour faire place à une équipe dotée d’outils numériques pour s’acquitter de ses tâches avec une grande rapidité d’exécution sans être entravée dans sa capacité à collaborer et à innover.

Redéfinir le milieu de travail en donnant aux gens les moyens d’agir

À TELUS, nous croyons que la redéfinition du milieu de travail passe par les besoins des utilisateurs finaux. L’implantation d’une nouvelle technologie et de nouveaux processus sans avoir l’adhésion des employés et des clients nuit aux chances d’atteindre le niveau d’efficacité escompté.

Nous observons déjà un changement marqué des styles de travail, influencé grandement par la façon dont les gens veulent travailler. L’approche traditionnelle voulant que les employés soient au bureau de 9 h à 17 h évolue de manière ininterrompue. Si des organisations adoptent des styles de travail mobiles, d’autres passent à un modèle agile, c’est-à-dire un modèle qui favorise l’accès à distance aux technologies de collaboration, quel que soit l’endroit. L’objectif : favoriser l’innovation et la productivité grâce à des méthodes de travail flexibles.

Et comme les styles de travail changent, la demande pour les appareils et les applications emboîte le pas. Du coup, le réseau auquel les employés ont recours pour utiliser leurs outils de collaboration sur différents hôtes physiques et virtuels devient des plus névralgiques. La sécurité, c’est la base pour garantir la protection des employés, des clients, des applications et des données.

Alors, pour redéfinir votre milieu de travail, par où devriez-vous commencer?

Évaluation, établissement d’un climat de confiance et projet pilote

Pour redéfinir votre milieu de travail, nous recommandons les trois grandes étapes suivantes :

1. Évaluation

L’évaluation de votre environnement de travail doit comprendre trois aspects.

D’abord, déterminez les besoins des employés et des équipes au sein de votre organisation. Que font-ils? Avec qui travaillent-ils? Où travaillent-ils? Quelle est la composition de vos équipes? À TELUS, quand nous avons entrepris de redéfinir notre milieu de travail, nous avons constaté que les employés utilisaient différentes technologies à différents degrés selon le poste qu’ils occupaient.

Ensuite, il est important d’examiner les technologies, y compris les applications et la façon dont elles sont déployées sur votre réseau et votre infrastructure. De quoi avez-vous besoin pour assurer l’efficacité des communications entre les employés et avec les clients? Avez-vous besoin d’outils de collaboration? Appels vocaux? Vidéo? Messagerie? Partage de fichiers? Quels sont vos critères pour que vos employés puissent travailler efficacement à distance?

Troisièmement, examinez ce qui se fait dans votre secteur d’activités. Que font vos concurrents? Quelles nouvelles technologies et quels nouveaux processus leurs employés et leurs clients utilisent-ils? À quel point vos concurrents ont-ils amélioré leur rapidité ou qualité d’exécution?

2. Établissement d’un climat de confiance

La culture joue un rôle primordial dans la redéfinition d’un milieu de travail. Comment allez-vous susciter l’intérêt de vos employés? À TELUS, nous avons eu recours à l’approche de « gestion en fonction des objectifs » plutôt qu’à l’évaluation du rendement en fonction des heures passées au bureau. Nos indicateurs de productivité et de mobilisation font en sorte que les employés et l’entreprise sont mutuellement responsables.

La transition vers un modèle de travail mixte (physique et virtuel) exige aussi de revoir la dynamique des équipes. Quelle est la répartition idéale entre les interactions en personne et le travail virtuel pour chaque équipe? Le groupe responsable de piloter le projet joue un rôle pivot dans la définition d’une nouvelle norme : trouver l’équilibre répondant aux besoins de l’entreprise tout en offrant la flexibilité aux employés et en établissant un climat de confiance.

3. Projet pilote

Vous avez arrêté votre choix sur la technologie à utiliser et êtes prêt à entamer un changement de culture? C’est maintenant l’heure de faire une démonstration de faisabilité en mettant sur pied un groupe d’essai dans votre entreprise. C’est important de choisir une équipe qui affiche une réelle volonté de faire l’expérience d’un milieu de travail redéfini. Vous pourriez faire appel, par exemple, à une équipe déjà répartie géographiquement et dont les niveaux de collaboration ne sont pas au sommet. N’oubliez pas de suivre les incidences sur les gens et les technologies. Rassemblez tous les éléments qui vous permettront de déterminer le juste équilibre pour la mise en place à plus grande échelle.

En trouvant le parfait équilibre entre technologies et changement de culture pendant un projet pilote, vous obtenez des informations fiables qui vous aideront à élaborer votre feuille de route et obtenir l’appui de la direction. De plus, lorsque viendra le temps de répondre aux besoins en matière de milieux de travail physiques et virtuels, vous pourrez prendre des décisions avisées quant aux investissements touchant les gens, les procédés et les technologies.

Votre milieu de travail redéfini

La transformation numérique ouvre la voie à une croissance exponentielle. Elle force les organisations à y accorder toute leur attention, leur énergie et leurs ressources sans plus attendre. À TELUS, nous sommes d’avis que la redéfinition du milieu de travail est l’une des occasions les plus logiques et stratégiques rendues possibles par la transformation numérique. En concentrant vos efforts sur vos employés et en façonnant vos processus et vos technologies en conséquence, vous pourrez compter sur des équipes mobilisées, outillées et prêtes à s’acquitter de leurs tâches au même rythme que la demande des clients.

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